18.12.2020 | Служба новостей УкрФирм
Для симпозиумов и конференц-встреч нужно использовать определенный план действий. Благодаря этому собрание пройдет на высшем уровне с минимизацией различных непредвиденных ситуаций. Организатор должен учитывать много нюансов, таких как аренда конференц-зала и правильное проведение доклада.
Как организовать конференцию?
Для любого предприятия обслуживание и оформление собственного конференц-помещения, переговорной связанное с большими затратами. Если эти комнаты не используются часто, тогда такие финансовые траты становятся бессмысленными. Наиболее лучший вариант – это аренда конференц-зала. При помощи этой услуги можно на определенное время арендовать нужно помещение и провести в нем необходимую встречу.
Для того чтобы правильно организовать любой вид презентации, торжественной или коммерческой встречи, нужно определить дату этого мероприятия. С одной стороны, это кажется простым, но на самом деле – это достаточно особенный момент. Дата симпозиума не должна совпадать с государственными или религиозными праздниками. Важно провести встречу в будний день, но не стоит выбирать начало или конец рабочей недели. Также стоит узнать, не проводиться ли в выбранный день других собраний с похожей на докладе тематикой.
Следующий шаг – написать список гостей и разослать приглашения на встречу. Это обязательное условие, которое поможет контролировать число приглашенных и предусмотреть необходимое количество посадочных мест. За несколько дней до назначенной конференции, следует опросить приглашенных участников, смогут ли они приехать на встречу. Но стоит учитывать, что дополнительные места все-равно должны присутствовать. Потому что некоторые гости могут передумать, приехать на конференцию.
Правильно выбираем помещение
Важно правильно выбрать конференц-залы Киев, нужно учитывать их местоположение. Предложенные варианты находятся в центе, недалеко от метро и транспортных развязок. Это позволит иностранных гостям или приезжих с других городов быстро найти место встречи. Для жителей столицы стоит выбирать зал с расположенным рядом паркингом. Это позволит им приехать на собственном авто и оставить их на стоянке.
Также важно учитывать вид встречи и число приглашенных участников. От этого зависит размер зала и его оформление. Возможные варианты:
- Переговоры. Для этого есть специально оборудованные помещения, в которых есть круглый стол для деловой встречи и необходимые коммуникации. Таким образом можно встретиться с деловыми партнерами, провести встречу с главами филиалов или подписать важный договор в конфиденциальной атмосфере.
- Симпозиум, конференция. Для этого требуется арендовать зал в официальном стиле. Он может вмещать от 30 до 200 и более человек. В таком помещении находится возвышение, для того чтобы докладчик был виден со всех сторон и смог взаимодействовать с аудиторией.
- Корпоративная встреча. Для таких собраний лучше выбирать помещение неформального типа с расслабляющей атмосферой. Идеально подойдет зал с мягкой мебелью, креслами-мешками или украшенный зелеными растениями в горшках. Именно в такой комнате можно создать необходимую для корпоратива настрой всех сотрудников.
- Концерт, показ мод. Торжественные встречи должны проводиться в соответственно оформленном помещении. Нарядные гости, особенное освещение и музыкальное сопровождение, мягкие кресла – все это будет соответствовать этому событию.
- Видеоконференция. Иногда нужно устроить встречу с участниками симпозиума, которые находятся на другом континенте и не могут приехать на встречу. Тогда в этом помогут специальные экраны и видеосвязь.
Дополнительное оборудование
Все предложенные варианты конференц-залов в Киеве имеют стандартный набор оборудования, включающий в себя бесплатное интернет-соединение, осветительные и звуковые системы. Но в некоторых случаях нужно расширить технические возможности под потребности конкретной конференции. Для этого следует устроить встречу с техником и обсудить эти вопросы.
Что может понадобиться:
- Микрофоны. В стандартном наборе имеются ручные микрофоны. Но иногда их может быть недостаточно, если планируется выступление различных докладчиков или прямое всестороннее обсуждение насущных вопросов на докладе.
- Оборудование для видеоконференции. Это стандартный набор, который может включать в себя экраны, источники связи с нужной программой. Есть некоторые виды встреч, на которых должен быть проектор. Этот вопрос также обсуждается с техником более подробно.
- Система перевода. Если на симпозиуме будет присутствовать много иностранных гостей, тогда чтобы обеспечить им удобства перевода, используются специальные системы автоматического типа. Они за несколько секунд передают в наушники участников встречи синхронный перевод.
Кроме того, есть различные конференц-системы, которые включают в себя большое число оборудования, для проведения разного вида собраний.
Кейтеринг, преимущества, особенности
Еще один важный момент в организации конференции – это перерывы. Если собрание будет длиться более чем 2 часа, тогда стоит организовать фуршет или кофе-брейк. Таким образом можно дать участникам отдохнуть, поделиться впечатлениями от доклада, обсудить его с единомышленниками.
Организацией такого перекуса профессионально занимается кейтеринговая компания. В ее услуги входит: готовка вкусных ресторанных блюд, канапе, организация фуршетов с предоставлением по отдельной договоренности обслуживающего персонала, столовых приборов, посуды и столов.
Имеются такие виды перерывов:
- Коктейль. Это может подача прохладительных напитков, канапе.
- Кофе-брейк. Также простой вид перекуса, состоящий из самостоятельного обслуживания.
- Фуршет. Это большой тип банкета, который предполагает некоторое количество блюд и обслуживающего персонала.
Можно организовать перерывы по несколько отдельных групп. Это актуально для конференций с большой численностью участников.
|
|